Transformación digital: Gestión de proyectos ágiles y mejora de procesos

Hoy en día, la transformación digital es protagonista en la gestión de proyectos y en la planificación de proyectos en las organizaciones.

Ya no solo es un privilegio, sino que se ha convertido en una necesidad. Por ejemplo, por cuestiones de seguridad y salud en nuestro país, cada día utilizamos más aplicaciones instaladas en los teléfonos celulares (apps), para todo tipo de servicios. 

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De acuerdo a las estadísticas publicadas por los diarios El Comercio y Gestión del Perú, solo el 51,7% de los peruanos utiliza habitualmente Internet, cuando la cifra llega al 86% en países como España. 

Asimismo, el 76% de la población solo usa Internet para comunicarse vía correo electrónico o chat y solo el 24% lo utiliza para vender productos y/o servicios. En cuanto al tamaño de la población, el 40% tiene menos de 25 años, ellos son los clientes potenciales del comercio electrónico y de los servicios digitales en el Perú y aún menos del 30% de las empresas se encuentran en plena transformación digital, impulsadas en su mayoría por la pandemia de la COVID-19.

Según Gartner, la transformación del negocio digital, “es el proceso de explotación de la tecnología y de sus capacidades para crear un nuevo modelo de negocio digital”. Para ello será de vital importancia escuchar ‘la voz del cliente’ para estar atento a las necesidades cada día más cambiantes de las personas y cada día más exigentes y en las actuales circunstancias para adaptarse a las nuevas circunstancias del mercado. 

NOS REINVENTAMOS EN UN MUNDO DIGITAL: GESTIÓN DE PROYECTOS Y PROCESOS EN LAS ORGANIZACIONES

La gestión de proyectos ágiles implica la adaptabilidad durante la creación de un producto, servicio o cualquier otro resultado. Según Gartner, el 80 % de todos los proyectos emplearán métodos ágiles en los próximos años y según el Project Management Institute (PMI), un 71% de las organizaciones, a nivel mundial, informan que utilizan enfoques ágiles, a veces, a menudo o siempre. Siendo la “agilidad, la capacidad de crear y responder al cambio con el fin de obtener   ganancias   en   un   entorno empresarial turbulento”, tan incierto y turbulento como el que nos encontramos.   

En tal sentido, procesos no definidos o no actualizados, áreas que trabajan como islas o feudos o que limitan el acceso a ‘su información’, generan que los procesos no estén conectados en la organización. Muy por el contrario, organizaciones orientadas a procesos, donde la información fluye libremente a través de las áreas, a las cuales se les haya transformado digitalmente, tanto hacia adentro de la organización como hacia el cliente, generarán ‘la combinación ganadora’ del modelo.

La transformación no puede centrarse solamente en reinventar las interacciones con los clientes. Los procesos necesitan ser rediseñados o reinventados para poner el cliente en primer lugar.

Para iniciar la transformación digital, la empresa requiere que la organización deba centrarse en las necesidades ‘reales’ de los clientes, sean internos o externos. Cambiar la forma en que se hacen las cosas, los procesos, para hacerlos cada más innovadores y ágiles e Invertir en nuevas tecnologías (que trae la revolución digital) generando nuevos modelos de negocio: es decir insertar la innovación en toda la empresa para competir en una economía digital cambiante a ritmos cada vez más acelerados.

Las empresas que desean cambiar su modelo de negocio inevitablemente deben cambiar sus procesos. Los procesos representan el núcleo de cada modelo de negocio, por lo que serán las innovaciones en los procesos las que distinguirán a las empresas digitales de las tradicionales, siendo éstas necesidades y cambios las que generen nuevos proyectos, los mismos que han de tratarse de manera ágil.

Según el BPM CBOK, ‘Business Process Management (BPM) es una disciplina de gestión que integra la estrategia y los objetivos de una organización con las expectativas y necesidades de los clientes, centrándose en los procesos de extremo a extremo’. BPM comprende estrategias, objetivos, cultura, estructuras organizacionales, roles, políticas, metodologías y herramientas de TI para: (a) analizar, diseñar, implementar, controlar y mejorar continuamente los procesos de extremo a extremo, y (b) para establecer la gobernanza de los procesos.

Mientras que el BPMS (Business Process Management Suite) representa el conjunto de herramientas que facilitan la gestión de los procesos de negocio para cada una de las etapas de su ciclo de vida: modelado, simulación, ejecución, monitorización y optimización.

Es en este sentido que el aporte del mejoramiento de procesos, en base a los principios promovidos y difundidos en el BPM CBOK, ayudará a diseñar y construir soluciones de Transformación Digital.

Finalmente, y a modo de reflexión y tal como se manifiesta en uno de los principios del CBOK: ‘Evite perpetuar métodos obsoletos con tecnologías mejoradas’, en otras palabras ‘no pavimente con tecnología la obsolescencia de sus procesos’. La Tecnología por sí misma no es el verdadero quiebre de los negocios, es ‘El no centrarse en el cliente la mayor amenaza para cualquier empresa que desee sobrevivir en el tiempo’.

Por: 

Mg.TI. José Alfredo Díaz León.

Doctorado por la Universidad del País Vasco – España, en Ingeniería Informática. Magister en Gestión de Tecnologías de la Información de doble grado por la Universidad ESAN y la Universitat Tamón Llull (España), asimismo tiene estudios de Maestría en Administración de Empresas por la Universidad de Deusto (España). Economista Titulado por la Universidad de Lima, Colegiado por el CEL. Bachiller en ingeniería de Sistemas por la Atlantic International University (USA).

 Docente en las Universidades ESAN (Maestrías), Universidad de Ingeniería y Tecnología (UTEC) (Pre grado), Universidad Científica del Sur y de la Universidad Católica de Trujillo, en cursos de Gestión de Proyectos (Tradicionales y Agiles), Modelado y Simulación de Procesos (BPMN), Automatización de procesos (BPMS), ocente de Educación Ejecutiva en UTEC (Gestión de proyectos, y Design Thinking).