Rayos X para nuestros procesos empresariales

Process Mining: ¿La alternativa que buscaba?

Los procesos del negocio requieren una continua revisión y mejora. Hoy en día no es suficiente cumplir con la correcta ejecución de las etapas del proceso, se espera la excelencia, la cual se traduce en cumplir las crecientes expectativas de nuestros clientes: menores tiempo de entrega, precios más bajos, virtualización de los servicios, alta calidad, interfaces amigables en las aplicaciones, fluidez en la experiencia de compra, entre otros.

Según Davenport (1993), un proceso de negocio se define como un conjunto estructurado de actividades diseñadas para producir una salida específica. El estudio y atención sobre estos procesos es esencial para el ingeniero industrial y para todo profesional que busque alinear la ejecución del proceso con las metas organizacionales.  Existen diversas herramientas y metodologías para lograr que un proceso sea más eficiente, sin embargo persisten algunos desafíos que aún merecen especial atención:

- El conocimiento del proceso “as-is”(situación actual del proceso organizacional, con errores, aciertos y desviaciones) podría enriquecerse si se conocieran todas las variantes del proceso. Por variante, nos referimos al hecho de que un proceso no sigue siempre una sola ruta o secuencia, pues dependiendo del caso, los procesos en realidad suelen generar diversos caminos u opciones en su ejecución. Por ejemplo, hay actividades que se ejecutarán en una ruta y no en otra ó nuevos cuellos de botella difíciles de identificar y que aparecieron de forma posterior a la elaboración de nuestro proceso “as-is”.  Inclusive la secuencia puede ir variando en el tiempo, porque las personas participantes del proceso empezaron a realizarlo de forma diferente.

Fuente: https://www.celonis.com  

- Necesidad de obtener el proceso “as-is” en todo momento (en tiempo real). Lo que suele ocurrir es que esta “foto” del proceso cuesta mucho esfuerzo obtenerla y suele desactualizarse pronto. Los esfuerzos y mirada de los equipos suelen estar puestos en el proceso “to-be”.

- Los Sistemas de Información Empresariales (por ejemplo SAP), suelen enfocarse en la ejecución del proceso de inicio a fin, sin embargo existe la oportunidad de ofrecer a los actores del proceso un mayor detalle en cuanto a cómo se está ejecutando el proceso (por ejemplo, con KPIs en tiempo real).

Ante este panorama, surge la disciplina de Minería de Procesos ( Process Mining) , que según Wil van der Aalst es una disciplina que permite descubrir, monitorear y mejorar procesos reales (no supuestos), mediante la extracción de conocimiento proveniente de los logs de eventos disponibles en los sistemas de información actuales.  Según Gartner, Process Mining ha sido pensado para reconocer, monitorear y mejorar procesos, resaltando el descubrimiento automático de procesos y la verificación de conformidad (log versus desviaciones del proceso).

Si queremos situar esta disciplina en el contexto de lo ya conocido, estaríamos hablando de la intersección de Machine Learning y Data Mining por un lado y la intersección entre modelamiento y análisis de procesos por otro.  Aunque podríamos vincular Process Mining con otras disciplinas y metodologías muy utilizadas para el trabajo con procesos, en esta oportunidad mencionaremos que puede complementar a Lean Six Sigma en la identificación de desviaciones e ineficiencias. En cuanto a las fases del ciclo BPM (Business Process Management), Process Mining puede potenciar la visibilidad del proceso actual y mejorar la exactitud de los modelos del proceso que construye BPM. 

Según predicciones de Gartner, Process Mining estará moviendo aproximadamente 2.5 billones de dólares a nivel mundial en 2025. 

Se conoce de innumerables casos de éxito empresariales con la utilización de herramientas de Process Mining, lo cual nos lleva a comunicar que el aprendizaje de esta disciplina es muy importante para todo profesional vinculado a la búsqueda de la excelencia en los procesos de negocio.

Por: Juan Carlos Bueno Villanueva