Cuarentena por nuevo coronavirus: tips para trabajar remotamente

Compilación de “12 Maneras de Trabajar Remotamente Durante el COVID-19” (Knowledge Leader Editor, 12 de marzo de 2020) y “7 Consejos Para Trabajar Remotamente Durante el COVID-19” (Nick Kolakowski, Insights Dice, 17 de marzo de 2020)

En las últimas semanas, a medida que crecieron las preocupaciones sobre COVID-19, más compañías han pedido a los empleados que trabajen desde sus hogares. 

A medida que los gobiernos han ordenado el cierre de empresas y la cuarentena de los ciudadanos, también existe una creciente preocupación de que las ventas y los ingresos disminuyan, con ejecutivos y gerentes luchando desesperadamente para armar planes de contingencia.

Las realidades de COVID-19 hacen que trabajar desde casa, o trabajar de forma remota, sea una forma de que sigamos desempeñando nuestras responsabilidades laborales y contribuyendo a nuestras organizaciones. Con eso en mente, Colliers quisiera compartir algunas de las mejores prácticas que nuestro equipo de asesores en el lugar de trabajo utiliza. 

La lista a continuación ayudará a guiar a las personas que trabajan juntas en diferentes mercados o regiones y permitirá a los equipos actuar de manera coherente y apoyarse mutuamente, incluido el servicio a sus clientes externos, independientemente de la zona horaria.

1. Aproveche lo que tiene: revise la política de home office (WFH Work From Home - Trabajar de su Casa ) de su organización y asegúrese de que esté actualizada y sea precisa. Tener una política que sea fácil de leer y respaldada por el liderazgo proporcionará claridad y cumplimiento. Si su empresa no tiene una política de la WFH, use estas pautas para ayudar a crear una.

2. Comprometerse: al igual que con todas las iniciativas basadas en equipos, la aceptación y el compromiso son de suma importancia. Establezca los protocolos de trabajo de su equipo y acepte adherirse a ellos y seguirlos. Por ejemplo, use herramientas tecnológicas básicas para mostrar su estado o disponibilidad, programe de manera proactiva las llamadas de equipo o las paradas virtuales para mantener el trabajo en movimiento, compartir calendarios y establecer una línea de tiempo para decisiones críticas. Empoderar a todos para hacerse responsables mutuamente. Tener un líder o gerente que modele los comportamientos correctos.

• Enfoque: cuando se trabaja desde casa, es fácil distraerse con las tareas domésticas como lavar la ropa, pasear al perro, cocinar, etc. 
• Cree una rutina y un horario que funcionen para usted. 
• Establezca momentos en los que se concentrará solo en el trabajo y los descansos cuando pueda permitir o acomodar las distracciones en el hogar. 
• Encuentre una habitación en su casa que le permita desconectarse de las distracciones de los miembros de la familia o compañeros de habitación. 
• Cree un espacio que respalde cómo trabaja mejor. Si es posible, incluya luz natural, vistas, muebles ergonómicos (especialmente una buena silla), buena iluminación, fácil acceso a Internet y banda ancha / internet de alta velocidad. 
• Pruebe y reproduzca la configuración de su oficina en casa. Si tiene una experiencia mínima trabajando desde casa, este es el momento de crear nuevos hábitos personales para implementar el enfoque y establecer una nueva rutina diaria.

3. Use videoconferencia: cada computadora portátil tiene una cámara. Úsela! Esto le ayudará a sentirse más conectado con su equipo. Haga cumplir una regla o desarrolle un proceso que aliente a todos a tener cámaras encendidas durante las llamadas del equipo. Las cámaras no sólo lo ayudarán a sentirse más conectado, sino que harán que las reuniones sean más productivas. Es difícil escuchar, sonreír y realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Ejemplo de herramientas: webex, zoom, hangout, whatsapp video, facetime, entre otros.

4. Utilice la tecnología: consulte su política de WFH o TI para asegurarse de que se está conectando utilizando las conexiones establecidas y aprobadas. Use de manera vigorosa software de comunicación y de intercambio de documentos como Slack, Skype, Teams, Google docs, etc. Use herramientas de administración de flujo de trabajo para mantenerse sincronizado con sus compañeros de trabajo. Muchas de estas herramientas tienen un indicador de presencia. Úselo para informar a las personas cuando esté disponible, ocupado o lejos de su escritorio. Acuerde una plataforma, entrene y hágala un hábito.

5. Sepa cuándo detenerse: viajar hacia y desde el trabajo establece límites claros para su horario de trabajo. El trabajo remoto tiene el potencial de difuminar las líneas entre el trabajo y la vida personal. Desarrolle reglas de equipo sobre los límites del trabajo y el tiempo personal. Más importante aún, establezca sus propias reglas. Debe darse permiso para estar libre de culpa durante su tiempo personal en casa. ¿Cuándo no será accesible? ¿Cuándo comenzará y dejará de trabajar? Alinéese con su gerente y equipo y atenerse a él. Contestar correos electrónicos y textos de rutina por las noches y los fines de semana impide su capacidad de restauración.

6. Bienestar personal: como siempre, tome descansos cortos cada hora para moverse, rehidratarse, salir y tomar aire fresco y, si tiene suerte, tomar un poco de sol. Tómese parte del tiempo que está ahorrando al no viajar para hacer algo bueno para su salud: caminar, hacer ejercicio o leer. Uno de los contribuyentes más importantes para el bienestar físico y emocional es el sueño. La investigación muestra que dormir bien por la noche comienza durante el día con acceso a la luz del día y al movimiento. Entonces, prepárese para el éxito.

7. Etiqueta de reunión: tenga un propósito para cada reunión y una agenda a la que se adhiera. No hablen unos sobre otros y asegúrese de que todos tengan un lugar para compartir y ser escuchados. Haga que la reunión sea relevante para todos los asistentes. Ayudarse unos a otros.

8. No olvide el café y la conversación de pasillo entre compañeros de trabajo: somos seres sociales. Necesitamos de nuestras interacciones sociales para que nuestra vida laboral sea equilibrada y más productiva. Como equipo, piensen en formas de celebrar éxitos, aprender y conectarse a nivel personal. Comprométase a hablar con alguien de tu equipo al menos una vez al día para evitar sentirte aislado.

9. Reforzar el seguimiento y las normas: después de acordar cómo trabajar entre ellos de forma remota, responsabilizarse mutuamente de este proceso de comunicación. Aproveche las herramientas y la tecnología para mantener el trabajo visible. Haga un seguimiento a las acciones específicas para mantener a las personas honestas sobre el cumplimiento de sus obligaciones con el grupo. Recuerde, la forma número uno de generar confianza es hacer lo que dijo que haría.

10. Use pantalones: Ahora que hay más personas trabajando de forma remota, hay muchas bromas sobre "trabajar en ropa interior" o "ni siquiera molestarse en vestirse". Y, sin embargo, tomarse el tiempo para vestirse y realizar su rutina habitual de autocuidado puede ser un gran refuerzo psicológico.

11. Planifique con anticipación (tanto como pueda): Durante una crisis, es fácil caer en la trampa del pensamiento excesivo a corto plazo. Programe un tiempo para planear su proxima semana, mes y trimestre. ¿Qué está por venir? Si bien nadie sabe cuánto tiempo durará esta situación COVID-19, hacer la mayor planificación posible a largo plazo sólo lo beneficiará.

12. Mindset de “mejora contínua”: esta puede ser una nueva forma de trabajar con su equipo o clientes. Continuamente, busque maneras de mejorar las cosas. Verifique para asegurarse de que las reglas y las normas del equipo que establecieron al inicio conducen a los resultados que deseaba. Si no, mejorelas.

El trabajo remoto no es nuevo, y las técnicas y tecnologías continúan evolucionando. El objetivo más importante es permanecer conectados entre sí, darse cuenta de que esta es una nueva forma de trabajar y perdonar los errores a medida que se convierte en un equipo distribuido altamente efectivo. Y recuerde, estas prácticas seguirán siendo relevantes y mejorarán su trabajo cuando nos volvamos a encontrar en la oficina.